如题所述
第1个回答 2023-01-30
一、人事档案管理中存在的问题 1.对档案重要性的认识和宣传不到位 大多数单位的领导缺乏对干部人事档案重要性的基本认识，对干部人事档案工作的重要意义和作用不够重视，部分单位的领导甚至认为无足轻重，没有多大利用价值，干部人事档案管理与利用的责任意识相对落后，与新形势下选人用人的要求不相适应，有些单位提拔干部时也不会依据干部人事档案的重要内容。
由于对干部人事档案的利用宣传不到位，加之我国公民在干部人事档案领域里，对本人档案的知情权还没有成为法定权利和现实权利，使得本人对归档范围和要求不甚了解，不懂得干部人事档案是组织了解和选拔任用干部的重要来源，不清楚自己的档案要存哪些材料，不会及时把自己进修、培训、攻读学位、出国留学经历中形成的各类表格等材料交到主管部门存档，久而久之，造成材料遗失或破损，影响了档案的准确性和完整性。
2.档案管理机制运转不流畅
随着近几年干部人事制度的改革和社会的快速发展，人才流动速度日益加快。日常管理中会发现，引进的人才中大部分档案存在缺漏现象，不是缺入党（团）材料，就是差年度考核表、学历学位材料、专业职务申报表、工资变动表等。究其原因，一是由于兼职管档人员变动频繁，交接工作不及时，新手业务不熟，影响了材料的及时收集和报送；二是有的材料形成单位诸如职称审批机关、奖励审批机关，不知道应将材料移送管档部门，造成材料缺失；三是档案管理人员坐等相关职能部门将材料送到档案馆（室），缺乏主动服务的意识，对收集的材料也不及时整理，多年未归档，致使档案材料内容空泛。整个管理机制处于运转不流畅的状态。
3.档案管理人员素质参差不齐
由于负责干部人事档案管理工作的人员往往是“半路出家”兼职的，他（她）同时还兼任了其他工作，档案管理未必是他（她）工作的重心，由于平时工作任务繁杂，少有时间参加专业知识的培训，更没有时间学习、补充和更新干部人事档案专业知识和其他相关知识，造成业务不熟，对档案的重要性、归档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务缺乏了解，使得材料填写不规范，不该进档的进了、该进档的却没进，包括用纸规格和书写工具也不规范，装订顺序比较混乱等，显得不够专业。
4.管理法规滞后，制度不够健全
现今的干部人事档案管理，仍是以1991年中共中央组织部颁发的《干部档案工作条例》、1996年《干部人事档案材料收集归档规定》为标准指导实施的，缺乏更加完善的法规体系和业务规范指导体系。《条例》的管理权限不能完全涵盖现阶段我国各阶层各领域的人员情况，依《条例》归档的干部人事档案材料也无法满足当今工作的需要。各单位在建立干部人事档案管理制度时由于缺少可依据的法规和业务指导规范，所形成的制度远远没有文书档案齐全。
5.硬件设施投入不够
相对于干部人事档案的重要性而言，各单位对其资金、设备等硬件设施的投入也很有限，情况不够乐观，这也是阻碍干部人事档案资源开发、利用的因素之一。硬件上没有达到“三室”（档案库房、办公室、阅档室）分开的要求，基本上是管理人员的办公室与阅档室合二为一，既不符合档案保密的原则，也不符合《中华人民共和国档案法》的精神和中组部、国家档案局《干部档案工作条例》相关条文的要求。
二、干部人事档案规范管理模式思考
干部人事档案因其重要性，笔者认为除应具备文书档案“八防”和有关管理规定外，还应加强以下几方面工作，形成一种比较规范的管理模式：
1.健全法律法规和 规章制度
依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段，国家应加快干部人事制度改革的步伐，修订完善和出台符合当今社会干部人事档案管理的法律法规，比如：明确规定公民对自己的人事档案享有知情权，可以合法查阅自己的人事档案，同时保护好个人隐私等，为档案的收集、保管和利用营造相应的法律环境；重新制订收集范围、保密期限、秘密等级等方面的规范体系；建立违法责任追究制，对应当公开而不予公开、应当保密却公开的有关责任人，追究相应的法律责任等，保证干部人事档案管理工作走上法制化、制度化健康发展的道路。
2.营造良好浓厚工作氛围
加大档案宣传力度，增强全民档案意识，是做好档案工作的前提和保障。管理部门应进一步加大宣传工作力度，可以精心编印一些通俗易懂的知识手册，进行分发，使每个人都能了解干部人事档案的重要性，提高做好干部人事档案工作的自觉性；也可以通过对兼职档案员定期进行有关业务培训的方式，责成他们负责宣传，使各级领导、干部群众正确认识干部人事档案管理的特点、地位和作用，关心并积极参与其中，自觉收集材料，适时归档；还可以通过建设档案网站、开发管理软件开放部分可公开档案信息等方式进行宣传，保证干部人事档案管理工作稳定发展有良好的氛围。
3.理顺关系完善管理机制
理顺干部人事档案的管理机构，有条件成立档案馆（室）的单位应把干部人事档案移交档案馆（室），使组织人事部门得以“解放”出来。建立健全材料归档工作的协调机制，在归档范围、材料鉴别、移交转递、登记借阅等环节中都建立起相关的规章制度，严格按程序办理。明确档案材料形成单位，及时将材料移送管档部门，避免材料缺失。明确材料归档时间，采取定期收集（一般一年一次）材料与平时收集（根据相关部门工作安排）材料相结合、必要时上门收集的办法，力争使档案资料能够反映出最新、最全的个人信息。关心稳定管理人员队伍，保证材料的及时收集和报送，在接收材料时严格把好审核鉴定关，从纸张规格到字体都严格要求，拒收不规范的材料和缺公章、少签字的材料，真正做到在各个环节落实干部人事档案的相关管理制度、规定，形成健全的管理机制。
4.打造高素质管理队伍
一是不断加强政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力；二是加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字处理能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识及干部人事档案管理软件知识的学习，掌握现代化信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。这是实现社会化、信息化的必要条件，也是推动档案事业发展的关键。
5.建立科学手工检索查阅方法
对于干部人事档案的查阅和检索，目前采用较多的是姓氏笔画和拼音检索的方式，这两种方法均有一定的科学性，但记起来费时，用起来繁琐，影响工作效率。为提高效率，可考虑采取按26个英文字母的顺序排列结合汉语拼音的方法进行排序，即姓氏的声母首字母按英文字母顺序，英文字母第一个是A，在我国百家姓里有“艾”、“昂”、“敖”等，可以先把这些姓放在一个档案柜里，然后，看第二个字母，“艾”的第二个字母亦即韵母的第一个字母是“i”，“昂”的第二个字母亦即韵母的第一个字母是“n”，“敖”的第二个字母亦即韵母的第一个字母是“o”，这三个姓氏的排序就是艾-昂-敖，以此类推，有翘舌音的“ZH、CH、SH”分别放在无翘舌音的“Z、C、S”后面，这样便于记忆，利于查找，能提高手工检索速度，保管人数不多的单位，可配置档案组柜，保管人数较多的单位，则可以购置密集架存放。
6.加快档案信息化进程
目前，干部人事档案开发了一些管理软件，但仅限于基本信息、材料目录的录入和打印等最基本的计算机操作，严重制约了管理工作的高效和质量，在实际运用过程中也感到不能很好地满足工作需要。为提高干部人事档案的管理水平，应加快信息化管理进程，研究建立三个系统：一是数据库系统，将个人所有档案信息输入计算机；二是电子档案检索系统，把能公开的信息制作成电子档案，由档案管理部门负责制作和维护，其他单位和个人只能查阅无法更改；三是网络利用系统，干部人事档案牵涉多个管理部门，其网络利用系统应与其他管理系统联网，通过界定密级，设定密码和身份认证，限定使用权限的办法，进行系统分类加密，实行信息共享的同时能确保档案的安全，处理好保密与利用的关系，提高信息利用的效率，真正实现干部人事档案信息化管理的目标。
由于对干部人事档案的利用宣传不到位，加之我国公民在干部人事档案领域里，对本人档案的知情权还没有成为法定权利和现实权利，使得本人对归档范围和要求不甚了解，不懂得干部人事档案是组织了解和选拔任用干部的重要来源，不清楚自己的档案要存哪些材料，不会及时把自己进修、培训、攻读学位、出国留学经历中形成的各类表格等材料交到主管部门存档，久而久之，造成材料遗失或破损，影响了档案的准确性和完整性。
2.档案管理机制运转不流畅
随着近几年干部人事制度的改革和社会的快速发展，人才流动速度日益加快。日常管理中会发现，引进的人才中大部分档案存在缺漏现象，不是缺入党（团）材料，就是差年度考核表、学历学位材料、专业职务申报表、工资变动表等。究其原因，一是由于兼职管档人员变动频繁，交接工作不及时，新手业务不熟，影响了材料的及时收集和报送；二是有的材料形成单位诸如职称审批机关、奖励审批机关，不知道应将材料移送管档部门，造成材料缺失；三是档案管理人员坐等相关职能部门将材料送到档案馆（室），缺乏主动服务的意识，对收集的材料也不及时整理，多年未归档，致使档案材料内容空泛。整个管理机制处于运转不流畅的状态。
3.档案管理人员素质参差不齐
由于负责干部人事档案管理工作的人员往往是“半路出家”兼职的，他（她）同时还兼任了其他工作，档案管理未必是他（她）工作的重心，由于平时工作任务繁杂，少有时间参加专业知识的培训，更没有时间学习、补充和更新干部人事档案专业知识和其他相关知识，造成业务不熟，对档案的重要性、归档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务缺乏了解，使得材料填写不规范，不该进档的进了、该进档的却没进，包括用纸规格和书写工具也不规范，装订顺序比较混乱等，显得不够专业。
4.管理法规滞后，制度不够健全
现今的干部人事档案管理，仍是以1991年中共中央组织部颁发的《干部档案工作条例》、1996年《干部人事档案材料收集归档规定》为标准指导实施的，缺乏更加完善的法规体系和业务规范指导体系。《条例》的管理权限不能完全涵盖现阶段我国各阶层各领域的人员情况，依《条例》归档的干部人事档案材料也无法满足当今工作的需要。各单位在建立干部人事档案管理制度时由于缺少可依据的法规和业务指导规范，所形成的制度远远没有文书档案齐全。
5.硬件设施投入不够
相对于干部人事档案的重要性而言，各单位对其资金、设备等硬件设施的投入也很有限，情况不够乐观，这也是阻碍干部人事档案资源开发、利用的因素之一。硬件上没有达到“三室”（档案库房、办公室、阅档室）分开的要求，基本上是管理人员的办公室与阅档室合二为一，既不符合档案保密的原则，也不符合《中华人民共和国档案法》的精神和中组部、国家档案局《干部档案工作条例》相关条文的要求。
二、干部人事档案规范管理模式思考
干部人事档案因其重要性，笔者认为除应具备文书档案“八防”和有关管理规定外，还应加强以下几方面工作，形成一种比较规范的管理模式：
1.健全法律法规和 规章制度
依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段，国家应加快干部人事制度改革的步伐，修订完善和出台符合当今社会干部人事档案管理的法律法规，比如：明确规定公民对自己的人事档案享有知情权，可以合法查阅自己的人事档案，同时保护好个人隐私等，为档案的收集、保管和利用营造相应的法律环境；重新制订收集范围、保密期限、秘密等级等方面的规范体系；建立违法责任追究制，对应当公开而不予公开、应当保密却公开的有关责任人，追究相应的法律责任等，保证干部人事档案管理工作走上法制化、制度化健康发展的道路。
2.营造良好浓厚工作氛围
加大档案宣传力度，增强全民档案意识，是做好档案工作的前提和保障。管理部门应进一步加大宣传工作力度，可以精心编印一些通俗易懂的知识手册，进行分发，使每个人都能了解干部人事档案的重要性，提高做好干部人事档案工作的自觉性；也可以通过对兼职档案员定期进行有关业务培训的方式，责成他们负责宣传，使各级领导、干部群众正确认识干部人事档案管理的特点、地位和作用，关心并积极参与其中，自觉收集材料，适时归档；还可以通过建设档案网站、开发管理软件开放部分可公开档案信息等方式进行宣传，保证干部人事档案管理工作稳定发展有良好的氛围。
3.理顺关系完善管理机制
理顺干部人事档案的管理机构，有条件成立档案馆（室）的单位应把干部人事档案移交档案馆（室），使组织人事部门得以“解放”出来。建立健全材料归档工作的协调机制，在归档范围、材料鉴别、移交转递、登记借阅等环节中都建立起相关的规章制度，严格按程序办理。明确档案材料形成单位，及时将材料移送管档部门，避免材料缺失。明确材料归档时间，采取定期收集（一般一年一次）材料与平时收集（根据相关部门工作安排）材料相结合、必要时上门收集的办法，力争使档案资料能够反映出最新、最全的个人信息。关心稳定管理人员队伍，保证材料的及时收集和报送，在接收材料时严格把好审核鉴定关，从纸张规格到字体都严格要求，拒收不规范的材料和缺公章、少签字的材料，真正做到在各个环节落实干部人事档案的相关管理制度、规定，形成健全的管理机制。
4.打造高素质管理队伍
一是不断加强政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力；二是加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字处理能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识及干部人事档案管理软件知识的学习，掌握现代化信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。这是实现社会化、信息化的必要条件，也是推动档案事业发展的关键。
5.建立科学手工检索查阅方法
对于干部人事档案的查阅和检索，目前采用较多的是姓氏笔画和拼音检索的方式，这两种方法均有一定的科学性，但记起来费时，用起来繁琐，影响工作效率。为提高效率，可考虑采取按26个英文字母的顺序排列结合汉语拼音的方法进行排序，即姓氏的声母首字母按英文字母顺序，英文字母第一个是A，在我国百家姓里有“艾”、“昂”、“敖”等，可以先把这些姓放在一个档案柜里，然后，看第二个字母，“艾”的第二个字母亦即韵母的第一个字母是“i”，“昂”的第二个字母亦即韵母的第一个字母是“n”，“敖”的第二个字母亦即韵母的第一个字母是“o”，这三个姓氏的排序就是艾-昂-敖，以此类推，有翘舌音的“ZH、CH、SH”分别放在无翘舌音的“Z、C、S”后面，这样便于记忆，利于查找，能提高手工检索速度，保管人数不多的单位，可配置档案组柜，保管人数较多的单位，则可以购置密集架存放。
6.加快档案信息化进程
目前，干部人事档案开发了一些管理软件，但仅限于基本信息、材料目录的录入和打印等最基本的计算机操作，严重制约了管理工作的高效和质量，在实际运用过程中也感到不能很好地满足工作需要。为提高干部人事档案的管理水平，应加快信息化管理进程，研究建立三个系统：一是数据库系统，将个人所有档案信息输入计算机；二是电子档案检索系统，把能公开的信息制作成电子档案，由档案管理部门负责制作和维护，其他单位和个人只能查阅无法更改；三是网络利用系统，干部人事档案牵涉多个管理部门，其网络利用系统应与其他管理系统联网，通过界定密级，设定密码和身份认证，限定使用权限的办法，进行系统分类加密，实行信息共享的同时能确保档案的安全，处理好保密与利用的关系，提高信息利用的效率，真正实现干部人事档案信息化管理的目标。
