档案柜怎么编号 档案柜编号规范有什么要求

档案柜的编号方法和规范要求

一、档案柜的编号方法

笔形编号法：按照档案卷名的笔形取角编号的方法，优点是简便、易学、编号效率高、误差少、档案存放集中稳定。一条龙排列法：把所管理的全部档案资料按案号的大小顺序，从小到大，依次上架或入柜，从左向右，延伸至末。姓氏笔划编号法：先按照姓氏分类，然后再按姓名的笔划多少为序进行编号，查找档案时也比较方便。单位编号法：按照不同部门或不同单位进行编号存放，不过这种方法存在档案存放位置不固定、检索费事且效率不高、需要经常调整档案柜等缺点。汉语拼音字母编号法：根椐汉语音序检字法的原理，按档案名的拼音字母次序排列编号。

二、档案柜编号的规范要求

统一编号：为了便于对库房内档案的管理和迅速存取，所有装具应按某一排列走向和顺序依次编列号、栏架号、格层号，号码采用阿拉伯数字或英文字母，具体的编号原则是：自档案库门口起从左至右编箱、架、柜号，每个档案柜也从左向右编号，每栏的格自上而下编号。整齐一致：档案柜的编号要求排列一致，横竖成行，不同规格式样的分排存放，确保编号的格式是整齐的。稳定唯一：档案柜的档案编号应指代单一，不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象，不得重复；并且档号一经确定，一般不应随意改变，如需改变，应在归档文件目录及所有相关检索工具、数据库中做出同步修改，并注明原档案号。容量可扩：档案柜编号的时候还要注意，档号必须留有适当的递增容量，以便适应档案不断扩充的需要。