如题所述
本教程操作环境：Windows 7系统、Dell G3电脑。
办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机技术相结合的一种新型办公方式，它涉及利用计算机、电子设备和软件来数字化地创建、收集、存储、处理和传播完成办公室任务所需的信息。办公自动化系统的基本活动包括原始数据的存储、电子转账和电子业务信息的管理。通过信息数字化，相关人员可以更方便、快捷地共享信息，高效地协同工作，从而极大地优化传统的、复杂且低效的办公室工作流程。
办公自动化不仅实现了办公事务的自动化处理，还显著提高了个人或群体办公事务的工作效率，并为企业或部门机关的管理与决策提供了科学依据。在办公自动化管理领域，硬件技术是环境保障，而软件技术则是各项功能顺利实现的灵魂。
从打字机和复印机的出现开始，办公自动化就已经迈出了第一步，将手工工作机械化。然而，真正意义上的办公自动化是在20世纪70年代计算机出现后，其概念才开始扩展，并在当时被视为一种时尚。那时，有人预测未来的职场将实现数字化办公、无纸化办公。随着文字处理软件的普及，办公自动化这一术语也开始广泛使用。到了20世纪80年代，办公技术设备已经成为一个方便的工具；到了20世纪90年代，它已成为最重要的必需品。随着存储介质容量的增加和业务数据终端的出现，大量信息的载体也从传统书籍转移到数据库中。如今，办公自动化不仅仅是机械化，而是成为了同事间信息交流的桥梁。办公自动化的核心是局域网和内部网，它们允许用户通过网络传输数据（文件）、电子邮件以及语音和视频。
在更广泛的层面上，几乎所有的办公功能，包括听写、打字、归档、复印、传真、电传、缩微胶片和记录管理，电话和电话总机业务，都可以被电子邮件取代，甚至可以用便携式信息设备来替代。随着办公方式的变化，已经演变为充分利用新技术，通过定制平台和系统来优化流程的需求也与日俱增。目前的办公系统通常需要具备操作便捷、性能强大且易于维护的特点。
办公系统的三个要素包括：
1. 信息存储：这通常指的是办公室记录，包括办公文件和表格。数据应用包括文件、图像或电子表格的捕获和编辑。文字处理和桌面演示软件包含原始文本和图形数据或视频，而电子表格应用程序为用户提供了易于操作和数字输出的能力。
2. 数据交换：这是办公系统中极为重要的一部分，通过电子邮件、语音邮件、实时通讯工具来实现实时交换信息和数据。能够同时分享信息给两个以上用户的系统有时被称为群件系统。当然，电子邮件的抄送也是一对一的信息传输，但目前电子会议系统则更为常用。
3. 数据管理：办公自动化系统也经常被用来跟踪短期和长期的财务计划、人力资源分配计划、市场营销开支、库存采购以及其他方面的业务。有了任务管理调度系统的协助，可以在办公室内通过对时间表、资源方程的监控，来远程电子调度和控制各种项目和活动。
办公自动化软件强调办公的便捷和效率，并具备以下五大特性：
1. 易用性：没有全面的应用作基础，一切都是空谈。管理落地必须面向全员，因此软件也必须能够被全员接受和喜爱。如果易用性不强，这一前提就不存在，制度落地只能是空谈。而任何软件都需要培训，但上网几乎是人人都会。因此，走网页风格可能是最佳选择。
2. 健壮性：必须具备处理大量用户和高并发应用的稳定性。管理“落地”必须面向全员，因此支撑“落地”的软件也必须保证全员应用的稳定性，尤其是针对集团型企业，软件必须具备处理大量用户和高并发应用的稳定性。
3. 开放性：能够与其他软件系统完成必要的关联性整合应用。管理“落地”在现实管理中渗透到管理的各个方面，没有哪一套软件能够独立完成所有方面的管理需求，因此支撑制度“落地”的软件必须具备全面而广泛的整合性。
4. 严密性：必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一。企业，尤其是集团型企业，一方面需要有统一的信息平台，另一方面又需要给各个子公司部门相对独立的信息空间。
5. 实用性：软件功能必须与管理实务紧密结合，否则可能产生反效果。同时，还必须能适应企业管理发展的要求。企业一方面需要软件满足现有需求，另一方面管理本身是个不断发展的过程，因此企业又需要软件满足发展的需求。
办公自动化未来的挑战之一是个人信息泄漏等信息安全问题。计算机获得的信息可以通过网络迅速扩散，因此如何对电子设备采取必要且适当的防御措施成为办公自动化的前沿发展方向。
办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机技术相结合的一种新型办公方式，它涉及利用计算机、电子设备和软件来数字化地创建、收集、存储、处理和传播完成办公室任务所需的信息。办公自动化系统的基本活动包括原始数据的存储、电子转账和电子业务信息的管理。通过信息数字化，相关人员可以更方便、快捷地共享信息，高效地协同工作，从而极大地优化传统的、复杂且低效的办公室工作流程。
办公自动化不仅实现了办公事务的自动化处理，还显著提高了个人或群体办公事务的工作效率，并为企业或部门机关的管理与决策提供了科学依据。在办公自动化管理领域，硬件技术是环境保障，而软件技术则是各项功能顺利实现的灵魂。
从打字机和复印机的出现开始，办公自动化就已经迈出了第一步，将手工工作机械化。然而，真正意义上的办公自动化是在20世纪70年代计算机出现后，其概念才开始扩展，并在当时被视为一种时尚。那时，有人预测未来的职场将实现数字化办公、无纸化办公。随着文字处理软件的普及，办公自动化这一术语也开始广泛使用。到了20世纪80年代，办公技术设备已经成为一个方便的工具；到了20世纪90年代，它已成为最重要的必需品。随着存储介质容量的增加和业务数据终端的出现，大量信息的载体也从传统书籍转移到数据库中。如今，办公自动化不仅仅是机械化，而是成为了同事间信息交流的桥梁。办公自动化的核心是局域网和内部网，它们允许用户通过网络传输数据（文件）、电子邮件以及语音和视频。
在更广泛的层面上，几乎所有的办公功能，包括听写、打字、归档、复印、传真、电传、缩微胶片和记录管理，电话和电话总机业务，都可以被电子邮件取代，甚至可以用便携式信息设备来替代。随着办公方式的变化，已经演变为充分利用新技术，通过定制平台和系统来优化流程的需求也与日俱增。目前的办公系统通常需要具备操作便捷、性能强大且易于维护的特点。
办公系统的三个要素包括：
1. 信息存储：这通常指的是办公室记录，包括办公文件和表格。数据应用包括文件、图像或电子表格的捕获和编辑。文字处理和桌面演示软件包含原始文本和图形数据或视频，而电子表格应用程序为用户提供了易于操作和数字输出的能力。
2. 数据交换：这是办公系统中极为重要的一部分，通过电子邮件、语音邮件、实时通讯工具来实现实时交换信息和数据。能够同时分享信息给两个以上用户的系统有时被称为群件系统。当然，电子邮件的抄送也是一对一的信息传输，但目前电子会议系统则更为常用。
3. 数据管理：办公自动化系统也经常被用来跟踪短期和长期的财务计划、人力资源分配计划、市场营销开支、库存采购以及其他方面的业务。有了任务管理调度系统的协助，可以在办公室内通过对时间表、资源方程的监控，来远程电子调度和控制各种项目和活动。
办公自动化软件强调办公的便捷和效率，并具备以下五大特性：
1. 易用性：没有全面的应用作基础，一切都是空谈。管理落地必须面向全员，因此软件也必须能够被全员接受和喜爱。如果易用性不强，这一前提就不存在，制度落地只能是空谈。而任何软件都需要培训，但上网几乎是人人都会。因此，走网页风格可能是最佳选择。
2. 健壮性：必须具备处理大量用户和高并发应用的稳定性。管理“落地”必须面向全员，因此支撑“落地”的软件也必须保证全员应用的稳定性，尤其是针对集团型企业，软件必须具备处理大量用户和高并发应用的稳定性。
3. 开放性：能够与其他软件系统完成必要的关联性整合应用。管理“落地”在现实管理中渗透到管理的各个方面，没有哪一套软件能够独立完成所有方面的管理需求，因此支撑制度“落地”的软件必须具备全面而广泛的整合性。
4. 严密性：必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一。企业，尤其是集团型企业，一方面需要有统一的信息平台，另一方面又需要给各个子公司部门相对独立的信息空间。
5. 实用性：软件功能必须与管理实务紧密结合，否则可能产生反效果。同时，还必须能适应企业管理发展的要求。企业一方面需要软件满足现有需求，另一方面管理本身是个不断发展的过程，因此企业又需要软件满足发展的需求。
办公自动化未来的挑战之一是个人信息泄漏等信息安全问题。计算机获得的信息可以通过网络迅速扩散，因此如何对电子设备采取必要且适当的防御措施成为办公自动化的前沿发展方向。
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