如题所述
首先,编制对外报表的操作程序:
1、打开或新建会计报表。
在UFO系统文件菜单下点击“打开”按钮,如系统已生成的“资产负债表”,或当系统中没有生成任何报表时点击文件菜单下“新建”按钮,则可生成一份空白表格,根据规定的格式输入内容即可。
2、选择会计报表模板。
由于生成空的表格后输入内容比较耗时,U8软件中已经预定了行业的会计报表,称为模板,在模板报表中选出最适合的报表。在窗口“格式”下拉菜单下选择“报表模板”,出现选择框(您所在行业:新会计制度科目(假设),财务报表:利润表(假设)),则电脑提示,模板覆盖,按“确定”后电脑会确定一张“利润表”。
3、修改格式。
如果生成的会计模表不适合本单位,也可对这张报表进行修改,在“编辑”下拉菜单下增加“行”“列”“加宽”“缩小”等进行调整。可以对每一单元属性(含类型、对齐方式、字体颜色、表格边框)进行修改,也可对相邻的单元合并成一个单元,称为组合单元。具体操作为在“格式”下拉菜单下点击“单元属性”,在常用工具栏中点击“合并单元格”等。
4、试算(输入关健字和确定账套)。
表头部分的“公司名称,年,月”用于区别同一格式,不同数据来源的表页,在UFO系统中称为关健字。如何选择关健字?通过介面左下角的“格式”状态进行切换为“数据”菜单下点击“关健字”,出现对话框,录入相关内容(含单位名称、单位编号、年、季、月、自定义),输入完毕后系统会出现“是否重算?”,点击“是”,则报表的各单元格会出现数据,这组数据可以在用友企业门户中的“总账”系统进行核对。如何确定账套?当前生成的报表就为当前操作窗口下的账套,如果想在当前窗口下生成别的账套的报表数据,则在“数据”菜单下“计算时选择账套”,则电脑会跳出新登陆号,选择一个账套,则报表中的数据源就不一样了。
5、修改公式。
当报表的格式修改完之后,下一步我们就要确认报表取数的公式定义得对不对,能不能把这套账的准确的数据取出来,我们知道UFO报表中在格式状态下表示数字的地方用“公式单元”表示,也即意此单元可用公式描述出来,这个公式实际就是取数的方式,我们叫取数函数。由取数函数来表示取数的.规则最直接的办法就是检查取数函数。检查的方法有:一是激活要检查单元公式,在编辑栏中可以看到公式,如果发生的公式不准确,则要修改,可以用编辑栏中的“fx”修改,点击“fx”,出现一个定义公式框,先删除原来的公式,就需输入正确的公式,当不熟悉系统时点击“函数向导”,出现第一个选择框:左边是函数分类指与UFO系统有接口的具体业务分类如财务函数,右边是函数名指与函数分类有关的名称如发生额。点出“确定”出现业务函数的函数录入的第二个选择框:在不熟悉系统是先点出“参照”按钮,系统就会出现财务函数选择框,具有(1)账套号(默认)(2)会计年度(默认),默认表示当前打开的账套号,如果不想默认,也可在下拉单中选其他账套号。(3)会计科目:指反映的是哪一会计科目如主营业务收入。(4)期间:指这张表是按什么范围来取数的如月份。(5)方向:指会计科目属于借方还是贷方。(6)包含未记账凭证(有要求时可选择)六个要素,其中最重要的是选择会计科目,点出“确定”,退回到定义公式的窗口,公式修改完毕。改动已有的单元公式另一种方法也可在当前单元格双击鼠标,就可修改。录入新的函数时用“fx”或直接在键盘上按“=”,但不可用当前单元在编辑格中录“=”号,财整个报表的格式录入完成。
6、增加表页。
我们进行以上关健字的录入后则会产生一个新的报表,如录入2002年7月份的报表,如果我要生成2002年8月的报表,就要对7月的报表保存,也即是进行添加表页的操作。在数据状态下,选择窗口菜单下“编辑”下拉菜单“插入或追加表页”设定为“1”再“确认”,则2002年7月的报表为“第一页”,也可对其进行重新测算,在“关键字”输入2002年5月,则2002年5月的报表就为“第一页”。
7、保存文件和输出报表。
在文件菜单下“保存”按纽,第一次系统会自动生成一个文件名:reporl1,文件名可以改动,可以在指定的文件下,要改名时点击“另存为”按纽。通过“页面设置”可以对生成的报表进行输出前的纸张设置,边框设置等,点出“打印”就可以输出报表。
其次,编制自制内部报表的操作程序。
1、在“企业门户”工作台上进入UFO报表系统,在文件菜单下点击“新建”或工具栏中的“新建”,建立一张空白的报表。
2、确定报表的行数和列数
在“格式”菜单下点击“表尺寸”功能,假设定行数为14,列数为4。则报表区域确定,在“编辑”菜单下点击“增加行(列)”或“删除行(列)”可增加或减少报表的行和列。也可以设定表的高与宽,调整完行高,列宽之后,我们就要输入栏目的名称,表体,表行的具体内容。
3、接下来的工作就是划表线。
先选定区域,然后在“格式”菜单下点击“单元属性”,打开后出现4个属性,先点“边框”属性,接着点“线型”,再“内框线”“外框线”,最后按“确认”。
4、表线划好后,对表格的外貌再进行修改如字体对齐
在“格式”菜单下点击“单元属性”的“对齐”功能中的“居中”,则所有报表的字体全部居单元格中间。另外可对单元格进行整体组合,按行组合,对表头字加粗,调整各栏的宽度等操作。
5、输入关键字。
前面我们已介绍过了什么是关键字,如何输入关键字呢?光标在表头A2单元格上,在“数据”菜单下点击“设置”中的“单位名称”输入后确定,则在A2是会出现红字的单位名称。同样光标移在C2单元格上输入“年”,“月”,年和月都会变成红字。关键字可以不受单元格边界线的限制,称为游离单元。当关键字重叠时,我们可以定义关键字的“偏移”功能,向左表示负数,向右表示正数。
6、取数(即单元公式)。
一般是从总账上取数,也可用以下方法取数:(1)账务取数公式如FS(),LFS(),QC(),QM()。(2)表页内部统计公式。如求和,平均值,计数,最大值等。(3)本表它页取数公式。一般格式:<目标区域>=<数据源区域>@<页号>,用SELECF表示本表它页取数函数,如B=SELECT(B,年@=年+1;表示表页中假设关键字“年”为1994的本页B列取关键字“年”为1993年的表页中B列的数值。B=SELECT(C,年@年—1);表示表页中假设关键字“年”为1994页B列取关键字“年”为1995年的表页中C列数值。B1:C4=SELECT(B1:C4,单位编号=1011;表示本页B1:C4取关键字“单位编号”为1011的表页中B1:C4列中的数值。(4)报表之间取数公式。格式:<目标区域>=“<报表名,[rep]”_><数据源区>[@<页号>],当页号缺省时,为本表格页分别取它各页数据。具体输入单元公式的操作是,用fx或按键盘“=”输入公式即可,当不太熟悉公式时,可利用“函数向导”,点击“参照”按钮输入。各栏均按以上方法定义,合计数栏可用以上方法,也可有向下求和的方法,还可有“管理费用”科目用统计函数求各后与上面两种方法核对。
7、生成报表。
通过切换按钮,可以输入数据,进行数据计算,通过输入关键字“用友分司”及年月份,则报表会自动生成数据。
最后,对生成的报表如何进行审核、舍位平衡、报表查询、账目联查等相关操作。
1、审核报表。
主要是利用公式来审核报表。审核公式的基本原则是
(1)可以存在多个审核公式组。
(2)筛选条件,关联条件,提示信息有不同的审核公式应分为不同的审核公式组。
(3)提示信息应尽量详细明确,以便于检查错误。
(4)审核公式不能用函数。公式的简单式:<算式表达式><关系表达式><算式表达式>;MESSAGE“<提示信息>”。如何编制审核公式?在格式状态下,在数据菜单下点击“审核公式”则电脑会跳出你所点击的单元格的公式如单元格C13的公式,如果正确,则点击“确定”,再用此方法审核另外单元格公式。怎样进行审核计算?光标切换在数据状态下,在数据菜单下,点击“审核”则跳出对话框,当显示“正确”时,表示审核完毕,当显示“二者不符”时,表示要对审核公式修改,重算,再在数据菜单下点击“审核”保证报表数据的正确性。
2、舍位平衡。
所谓舍位平衡是指对生成的数据重新舍位,是会计报表中经常用到的,包括舍位操作和平衡态调整。确定平衡调整公式首先要确定如下参数:
(1)舍位表名。必须各当前文件名不同,可以默认为当前目录下。
(2)舍位范围。要把所有要舍位数据包括在内。
(3)舍位位数。指1—8位数,当舍位位数为1,数据除10;当舍位位数为2,数据除100;依次类推。
(4)平衡公式。必须倒着顺序定,首先写最终运算结果的,然后一步一步向前推。每个公式一行,各公式之间用逗号隔开,最后一条公式不用定逗号。公式中只能使用“+、—”,公式等号的左边只能为一个单元。具体操作如下。在格式状态下,在数据菜单下点击“舍位公式”,则出现参数对话框,舍位表名、舍位范围、舍位位数、平衡公式四个参数,注意当插入一行时范围自动调整,平衡公式中的公式之间必须用“,”隔开。参数输入后点击“完成”,转到数据状态下,选择数据菜单下的“舍位平衡”,出现对话框:是否要全表重新计算?是或否。这里一定要选择“否”,则可生成一张舍位计算结果表。怎样可以看到我们生成的是舍位表呢还是本表呢?首先我们可以在标题栏上可以看到“费用舍位”字样,则表示是一张舍位表。另外,在“窗口”下拉菜单在“费用舍位”前打勾,表示这张表是一张舍位平衡表。
3、保护报表。
为防止他人改动报表,必须保护报表。有两种方式,第一种,在格式状态下或在数据状态下的格式菜单下的“格式加锁”输入新口令,则报表只有需要口令才可以改动。第二种,在文件菜单下“文件口令”输入新口令,则在打开报表时,就要输入口令。
4、表页数据及报表查询工作。
报表做好后,经常要对不同时期报表及多个表页的数据进行查询,以便分析或统计数据。具体操作有两种,第一种,叫透视操作。指查找本表中各页指定区域或单元格的数据。如查不同时期的“差旅费”。在数据状态下的数据菜单下“透视”功能,则系统提出区域范围如“D4”,确定后,电脑会显示不同时期的“差旅费”的数据了。第二种,叫汇总操作。指表页之间的汇总,可以在本表下汇总,也可汇总到一张新表上。在数据状态下的数据菜单下“表页汇总”,电脑跳出“汇总条件按关键值汇总或按物理位置汇总的条件,选择完点击”下一步“完成操作。