如题所述
会议策划的注意事项
一、需要做些什么?
会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此,第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。
二、谁来筹划会议?
从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,此外还有其他职责。无论是专职还是兼职,最终结果是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。会议筹划者的任务包括:
1)制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标;
2)制定会议议程;
3)了解可供使用的场所和设施情况;
4)选择或提议合适的场所;
5)检查并比较各项设施;
6)安排交通事宜;
7)协调会务工作人员的活动;
8)制定可行预算或按既定预算安排有关工作;
9)确定各项工作的时间安排;
10)视察选定的场所和设施;
11)与各有关方面进行接洽(旅行社等);
12)同会议发言人和各位贵宾进行联系。
三、在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以策划会议内容了。
会议内容应包括以下方面:
1. 会议主题;
2. 会议目的;
3. 会议时间:具体年月日至几日共几天;
4. 会场地点及主会场;
5. 会议组织:主办单位、承办单位、协办单位、支持单位;
6. 邀请嘉宾、参加人员和人数;
7. 大会主持人;
8. 会务负责人;
9. 议题:会议主要几点内容;
10. 会议日程表和议程;
11. 其他活动;
12. 会场各项布置;
13. 组织与分工:领导组、各小组及工作职责。
会议活动的细节安排应注意以下问题:
- 预估到会人数,并做一定的预留空间;
- 设置大概的会议预算;
- 是否需要制作邀请函及布置会场,并确认设计及制作商;
- 会议是否需要特殊的视听设备。
会议注意事项:
- 开会注意事项:进入或离开会场要服从指挥,注意秩序,不一哄而上,不争先恐后,以免造成拥挤堵塞和防止事故。会中应注意遵守会场纪律,不随便走动或发出声响,不做破坏会场气氛的行为,恭候报告人到来。当报告人到来时,会场应立即安静下来,并报以热烈的掌声。在报告过程中,每个应端坐静听,不交头接耳窃窃私语,不打瞌睡,不无故中途离席。报告人说到精彩处应鼓掌表示赞同,报告结束,也应以长时间的热烈掌声,以表示感谢。
- 上级领导或客人参加时,应在他们到达时以热烈的掌声表示欢迎,离场时应让领导或客人先走,并以热烈的掌声欢送。
注意事项:
- 守时:无论是开会、赴约,有教养的人从不迟到。他们懂得,即使是无意迟到,对其他准时到场的人来说,也是不尊重的表现。
- 谈吐有节:注意不随便打断别人的谈话,先听完对方的发言,然后再去反驳或者补充对方的看法和意见。
- 态度和蔼:在同别人谈话的时候,总是望着对方的眼睛,保持注意力集中;而不是翻东西,看书报,心不在焉,显出一副无所谓的样子。
- 语气中肯:避免高声喧哗,在待人接物上,心平气和,以理服人,往往能取得满意的效果。扯开嗓子说话,既不能达到预期目的,反而会影响周围的人,甚至使人讨厌。
- 注意交谈技巧:尊重他人的观点和看法,即使自己不能接受或表示同意,也不当着他人的面指责对方是"瞎说"、"废话"、"胡说八道"等贬低,而是陈述己见,分析事物,讲清道理。
- 不自傲:在与人交往相处时,从不强调个人特殊的一面,也不有意表现自己的优越感。
- 信守诺言:即使遇到某种困难也不食言。自己讲出来的话,要竭尽全力去完成,"身体力行"是最好的诺言。
- 关怀他人:不论何时何地,对妇女、儿童及上了年纪的老人,总是表示出关心并给予最大的照顾和方便。
以上仅供参考,那些细枝末节的事情需要你去完善哦!
为什么要召开会议,会议的种类及注意事项:
一、会议的主要作用和意义:
会议是企业管理的一种有效形式和手段,是提高工作质量和工作效率的一种有效途径,也是企业文化的一种具体表现,具有以下作用和意义:
1、让大家相互学习交流,相互认识提高,加强理解和配合;
2、让信息及时、准确传递,利于快速落实执行,节省时间,提高了工作质量和工作效率;
3、相互探讨、集思广益,有利于企业的科学决策;
4、统一思想、统一认识,便于行动的准确性和高效性;
5、促进、培养了员工主动思考、善于表达交流的能力和习惯,提升了团队的能力和素质;
6、促进、培养了部门负责人的统筹计划和分析总结的能力和习惯,管理水平也随之提升;
7、企业管理人员能够及时了解员工的思想动态和工作状况;
8、加强员工对企业管理的理解,对企业发展前景的了解和认识,树立信心,鼓舞士气;
9、企业领导能够及时发现问题,分析原因,总结经验,改进工作。
注意事项:
1、会议时间要明确,做到准时开会,准时结束,提高会议质量和效果;
2、涉及到需要讨论的内容,组织人需提前通知相关人员,便于大家充分思考;
3、会议前要做好准备工作,提供相关报表、数据,便于会议讨论交流;
4、会议前5分钟进场签到,会议时手机调整到静音或者振动状态,原则上不得接听电话,特殊情况,需经会议负责人同意;
5、会议组织人要安排人进行会议记录(见:会议记录本)、照相等,会议结束时大家签字。会后在2个工作日内进行整理,以电子版形式发给企业负责人查看、存档,重要会议要整理成《会议纪要》,会后发给相关人员落实执行;
6、严格控制会议时间,提高会议质量,把握会议主题,避免会议东扯西扯,漫无边际。非会议主题内容或者需要较长时间讨论的内容,则可以组织相关人员会后交流,如果的确需要在会上讨论的,要跟大家解释说明;
7、入会人员要付出组织人的安排,维护会议秩序,在讨论时,注意语气和沟通方式,尽量不要打断别人的发言,同时要做好现场记录工作;
8、学习培训会议,需要事后提交《学习培训体会》,以电子版形式发给部门负责人及会议组织人。
如何参加会议及注意事项:
1、记好记录:参加会议的时候要准备好会议记录本和笔,认真记录会议的内容,不能什么都不带就去参加会议了,这是对工作不负责的表现。
2、找准位置:按照要求进入会议场,找准自己的位置,或单位所在的位置,不要随意的就坐下,乱了会议座位安排。
3、认真听会:会议期间要认真听,不能打瞌睡,或者看报纸,杂志,做与会议无关的事情,更不能随意的走动,出入会议场,这是对人的尊重,也是尊重自己。
4、不玩手机:会议期间,要把自己的手机关机,不能玩手机,更不能接打手机,干扰会议的纪律,也容易引起其他参加人员的注意力,打乱开会人员的思路,都是不尊重人的表现。
5、请勿吸烟:会议期间,男士不要吸烟,一是人太多了,聚居在一起,空气本身就不好,还不容易流通,吸烟的话会让会议室烟雾缭绕的,根本不成样子了,还影响他人健康。
6、禁止聊天:会议期间,不要进行窃窃私语,聊天,不要把开会看出了熟人同事聚会,好久不见聚到一起就说个不停,会议开始了,还在私下小声说话,显得自己太没有修养了。
联系安排会议要注意些什么:
一、会议概述:
会议的涵义与作用
组织会议,简称“办会”,是秘书工作的重要内容之一。
什么是会议?简单地说,三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决,就是会议。两个人谈话或讨论叫交谈或会谈,三个人以上,没有主持人又没有中心议题的谈话叫闲聊。
另外,众多人聚合在一起,也有主持人或主办人,但不是为了讨论或解决问题,而是为了显示某种精神或力量,或是为了同一个目标而进行的有组织的活动,也被称作什么“会”。前者如庆祝会、欢迎会、声讨会等;后者如运动会、展销会、追悼会或者宴会、舞会,等等。这些“会”,只是聚会,“会而不议”,和我们这里讨论的“会议”在性质上和作用上是有区别的。
通常,召开会议需要一定的时间,在一定的地点,正式的会议还要冠以能反映会议内容、性质、人员、
一、需要做些什么?
会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此,第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。
二、谁来筹划会议?
从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,此外还有其他职责。无论是专职还是兼职,最终结果是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。会议筹划者的任务包括:
1)制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标;
2)制定会议议程;
3)了解可供使用的场所和设施情况;
4)选择或提议合适的场所;
5)检查并比较各项设施;
6)安排交通事宜;
7)协调会务工作人员的活动;
8)制定可行预算或按既定预算安排有关工作;
9)确定各项工作的时间安排;
10)视察选定的场所和设施;
11)与各有关方面进行接洽(旅行社等);
12)同会议发言人和各位贵宾进行联系。
三、在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以策划会议内容了。
会议内容应包括以下方面:
1. 会议主题;
2. 会议目的;
3. 会议时间:具体年月日至几日共几天;
4. 会场地点及主会场;
5. 会议组织:主办单位、承办单位、协办单位、支持单位;
6. 邀请嘉宾、参加人员和人数;
7. 大会主持人;
8. 会务负责人;
9. 议题:会议主要几点内容;
10. 会议日程表和议程;
11. 其他活动;
12. 会场各项布置;
13. 组织与分工:领导组、各小组及工作职责。
会议活动的细节安排应注意以下问题:
- 预估到会人数,并做一定的预留空间;
- 设置大概的会议预算;
- 是否需要制作邀请函及布置会场,并确认设计及制作商;
- 会议是否需要特殊的视听设备。
会议注意事项:
- 开会注意事项:进入或离开会场要服从指挥,注意秩序,不一哄而上,不争先恐后,以免造成拥挤堵塞和防止事故。会中应注意遵守会场纪律,不随便走动或发出声响,不做破坏会场气氛的行为,恭候报告人到来。当报告人到来时,会场应立即安静下来,并报以热烈的掌声。在报告过程中,每个应端坐静听,不交头接耳窃窃私语,不打瞌睡,不无故中途离席。报告人说到精彩处应鼓掌表示赞同,报告结束,也应以长时间的热烈掌声,以表示感谢。
- 上级领导或客人参加时,应在他们到达时以热烈的掌声表示欢迎,离场时应让领导或客人先走,并以热烈的掌声欢送。
注意事项:
- 守时:无论是开会、赴约,有教养的人从不迟到。他们懂得,即使是无意迟到,对其他准时到场的人来说,也是不尊重的表现。
- 谈吐有节:注意不随便打断别人的谈话,先听完对方的发言,然后再去反驳或者补充对方的看法和意见。
- 态度和蔼:在同别人谈话的时候,总是望着对方的眼睛,保持注意力集中;而不是翻东西,看书报,心不在焉,显出一副无所谓的样子。
- 语气中肯:避免高声喧哗,在待人接物上,心平气和,以理服人,往往能取得满意的效果。扯开嗓子说话,既不能达到预期目的,反而会影响周围的人,甚至使人讨厌。
- 注意交谈技巧:尊重他人的观点和看法,即使自己不能接受或表示同意,也不当着他人的面指责对方是"瞎说"、"废话"、"胡说八道"等贬低,而是陈述己见,分析事物,讲清道理。
- 不自傲:在与人交往相处时,从不强调个人特殊的一面,也不有意表现自己的优越感。
- 信守诺言:即使遇到某种困难也不食言。自己讲出来的话,要竭尽全力去完成,"身体力行"是最好的诺言。
- 关怀他人:不论何时何地,对妇女、儿童及上了年纪的老人,总是表示出关心并给予最大的照顾和方便。
以上仅供参考,那些细枝末节的事情需要你去完善哦!
为什么要召开会议,会议的种类及注意事项:
一、会议的主要作用和意义:
会议是企业管理的一种有效形式和手段,是提高工作质量和工作效率的一种有效途径,也是企业文化的一种具体表现,具有以下作用和意义:
1、让大家相互学习交流,相互认识提高,加强理解和配合;
2、让信息及时、准确传递,利于快速落实执行,节省时间,提高了工作质量和工作效率;
3、相互探讨、集思广益,有利于企业的科学决策;
4、统一思想、统一认识,便于行动的准确性和高效性;
5、促进、培养了员工主动思考、善于表达交流的能力和习惯,提升了团队的能力和素质;
6、促进、培养了部门负责人的统筹计划和分析总结的能力和习惯,管理水平也随之提升;
7、企业管理人员能够及时了解员工的思想动态和工作状况;
8、加强员工对企业管理的理解,对企业发展前景的了解和认识,树立信心,鼓舞士气;
9、企业领导能够及时发现问题,分析原因,总结经验,改进工作。
注意事项:
1、会议时间要明确,做到准时开会,准时结束,提高会议质量和效果;
2、涉及到需要讨论的内容,组织人需提前通知相关人员,便于大家充分思考;
3、会议前要做好准备工作,提供相关报表、数据,便于会议讨论交流;
4、会议前5分钟进场签到,会议时手机调整到静音或者振动状态,原则上不得接听电话,特殊情况,需经会议负责人同意;
5、会议组织人要安排人进行会议记录(见:会议记录本)、照相等,会议结束时大家签字。会后在2个工作日内进行整理,以电子版形式发给企业负责人查看、存档,重要会议要整理成《会议纪要》,会后发给相关人员落实执行;
6、严格控制会议时间,提高会议质量,把握会议主题,避免会议东扯西扯,漫无边际。非会议主题内容或者需要较长时间讨论的内容,则可以组织相关人员会后交流,如果的确需要在会上讨论的,要跟大家解释说明;
7、入会人员要付出组织人的安排,维护会议秩序,在讨论时,注意语气和沟通方式,尽量不要打断别人的发言,同时要做好现场记录工作;
8、学习培训会议,需要事后提交《学习培训体会》,以电子版形式发给部门负责人及会议组织人。
如何参加会议及注意事项:
1、记好记录:参加会议的时候要准备好会议记录本和笔,认真记录会议的内容,不能什么都不带就去参加会议了,这是对工作不负责的表现。
2、找准位置:按照要求进入会议场,找准自己的位置,或单位所在的位置,不要随意的就坐下,乱了会议座位安排。
3、认真听会:会议期间要认真听,不能打瞌睡,或者看报纸,杂志,做与会议无关的事情,更不能随意的走动,出入会议场,这是对人的尊重,也是尊重自己。
4、不玩手机:会议期间,要把自己的手机关机,不能玩手机,更不能接打手机,干扰会议的纪律,也容易引起其他参加人员的注意力,打乱开会人员的思路,都是不尊重人的表现。
5、请勿吸烟:会议期间,男士不要吸烟,一是人太多了,聚居在一起,空气本身就不好,还不容易流通,吸烟的话会让会议室烟雾缭绕的,根本不成样子了,还影响他人健康。
6、禁止聊天:会议期间,不要进行窃窃私语,聊天,不要把开会看出了熟人同事聚会,好久不见聚到一起就说个不停,会议开始了,还在私下小声说话,显得自己太没有修养了。
联系安排会议要注意些什么:
一、会议概述:
会议的涵义与作用
组织会议,简称“办会”,是秘书工作的重要内容之一。
什么是会议?简单地说,三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决,就是会议。两个人谈话或讨论叫交谈或会谈,三个人以上,没有主持人又没有中心议题的谈话叫闲聊。
另外,众多人聚合在一起,也有主持人或主办人,但不是为了讨论或解决问题,而是为了显示某种精神或力量,或是为了同一个目标而进行的有组织的活动,也被称作什么“会”。前者如庆祝会、欢迎会、声讨会等;后者如运动会、展销会、追悼会或者宴会、舞会,等等。这些“会”,只是聚会,“会而不议”,和我们这里讨论的“会议”在性质上和作用上是有区别的。
通常,召开会议需要一定的时间,在一定的地点,正式的会议还要冠以能反映会议内容、性质、人员、
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